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Konzeption

So funktioniert es

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Öffentliche Organe (zu denen auch die Gemeinden gehören) sind verpflichtet, eigene Archive zu führen, die archivierten Unterlagen dauerhaft lesbar zu halten und einer breiten Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Dies gilt nicht nur für analoge, sondern auch für elektronische Unterlagen.

Um dem gesetzlichen Auftrag Folge leisten zu können, benötigt der Kanton Zürich eine Archivinfrastruktur, die den gängigen Normen für die elektronische Archivierung entspricht. Die Gemeinden im Kanton Zürich stehen vor derselben Herausforderung, weshalb es sinnvoll ist, bei der Umsetzung der elektronischen Archivierung mit dem Kanton zusammenzuarbeiten und dabei Synergien zu nutzen. Das Gemeinschaftsprojekt DigDataZH von Kanton und Gemeinden hat zum Ziel, bis 2020 eine mandantenfähige Infrastruktur für die elektronische Archivierung aufzubauen, die vom Kanton und interessierten Gemeinden genutzt werden kann. Die Nutzung des Angebots ist für die Gemeinden keine Pflicht. Sie können eigene Lösungen umsetzen oder bestehende Lösungen von privaten oder anderen öffentlichen Anbietern beziehen.

Das elektronische Archiv für Unterlagen aus GEVER-Systemen, Fachapplikationen und Fileablagen setzt sich einerseits aus einer zugriffssicheren Server-Infrastruktur und andererseits aus verschiedenen Software-Tools zusammen, die für den Betrieb des elektronischen Archivs notwendig sind. Unter anderem werden eine Software für das Einspeisen von elektronischen Ablieferungspaketen ins elektronische Archiv sowie eine Software für die Verzeichnung und die Recherche von Archivalien benötigt.

Das Angebot von DigDataZH sieht neben der Nutzung der Archivinfrastruktur mitsamt ihren Tools drei unterschiedliche Dienstleitungsvarianten vor. Während die Infrastruktur und die Tools in allen Varianten zur Verfügung stehen (ausgenommen GEVER-System, das in jedem Fall von der Gemeinde selber beschafft werden muss), unterscheiden sich die angebotenen Dienstleistungen je nach Variante voneinander.

Die Funktionalität des elektronischen Archivs ist in der folgenden Grafik dargestellt.

Grafik Basis-Angebot

Das Basis-Angebot beschränkt sich auf die nötigsten Supportdienstleistungen sowie die Datenpflege (langfristige Lesbarkeit von elektronischen Daten). Die einzelnen archivischen Prozesse müssen von der Gemeinde selbst oder von einem externen Dienstleister erbracht werden.

Beispiel: Gemeinde X verfügt intern über entsprechend qualifiziertes Personal, um die Prozesse im Bereich der elektronischen Informationsverwaltung und Archivierung selbständig zu erbringen, oder die Gemeinde bezieht die Dienstleistungen von einem privaten, qualifizierten Anbieter.  

Grafik Angebot Plus

Das Angebot Plus sieht zusätzlich die Abwicklung der grundlegendsten archivischen Prozesse (Unterstützung bei der Auswahl von archivwürdigen Unterlagen im GEVER-System, Bilden und Einspeisen von Ablieferungspaketen) durch eine kantonale Fachperson vor.

Beispiel: Gemeinde Y verfügt im Bereich der elektronischen Informationsverwaltung über eigene personelle Ressourcen und arbeitet schon seit mehreren Jahren mit einem GEVER-System. Die Prozesse an der Schnittstelle zwischen Gemeindeverwaltung und elektronischem Archiv möchte sie jedoch an eine kantonale Fachperson delegieren. Weiterführende archivische Prozesse lässt sie durch einen privaten Dienstleister erbringen.

Grafik Full-Service-Angebot

Das Full-Service-Angebot bietet die Betreuung des gesamten Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen aus einer Hand durch eine kantonale Fachperson (d. h. zusätzlich Unterstützung bei der Einführung eines GEVER-Systems, archivische Verzeichnung, Betreuung von Archivnutzerinnen und -nutzern, Bewirtschaftung des analogen Archivs).

Beispiel: Gemeinde Z überlegt sich die Umstellung auf elektronische Informationsverwaltung und möchte den ganzen Lebenszyklus von Verwaltungsunterlagen aus einer Hand durch eine kantonale Fachperson betreuen lassen. Ebenso möchte sie das analoge Archiv durch diese Fachperson betreut und aufbereitet wissen.

Umfrage zum Projekt DigDataZH

Damit wir unsere Kommunikation rund um das Projekt gezielt auf Ihre Bedürfnisse ausrichten können, freuen wir uns, wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um unsere Fragen zu beantworten.

Wichtige Begriffe in der Informationsverwaltung

Das nachstehende Glossar erläutert die wichtigsten Begriffe rund um die Informationsverwaltung.